Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

Überblick

Aptika stellt eine cloudbasierte Plattform für KI-gestützte digitale Mitarbeiter bereit, die browserbasierte Aufgaben für Unternehmen ausführen. Im Rahmen der Bereitstellung dieses Dienstes verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies für die Erbringung der Leistung, die Sicherheit der Plattform und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der geltenden gesetzlichen Bestimmungen und beschränken die Verarbeitung auf das notwendige Maß. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.

Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten (E-Mail, Name, Authentifizierungstoken)
• Nutzungsdaten (Aufgaben, Logs, Browser-Automatisierungs-Metadaten)
• Abrechnungsdaten (Plan, Rechnungen, Zahlungsstatus)
• Support-Kommunikation
• Server-Logfiles (IP-Adresse gekürzt/anonymisiert, Zeitstempel, User-Agent)

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken auf den jeweils genannten Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung und Bereitstellung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Berechtigtes Interesse an Sicherheit, Betrugsprävention und Produktverbesserung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Einwilligung für optionale Analyse-Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Hosting und Serverstandort

Unsere Plattform wird in der Europäischen Union (Deutschland) gehostet. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt, sofern hierfür nicht geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO bestehen. Damit stellen wir ein dem europäischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau sicher.

Eingesetzte Dienste und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung und Verbesserung unserer Plattform setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Dienste:

• PostHog – Produktanalyse (nur mit Ihrer Einwilligung)
• Sentry – Fehler- und Performance-Monitoring
• Google Tag Manager & Google Analytics 4 – Webanalyse (nur mit Ihrer Einwilligung, mit IP-Anonymisierung)
• Stripe – Zahlungsabwicklung

Mit dem Einsatz einiger dieser Dienste kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA verbunden sein. Diese erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (insbesondere Standardvertragsklauseln) bzw. auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Cookies und Einwilligung

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Opt-in) ein. Wir unterscheiden zwischen den Kategorien Notwendig (immer aktiv, für den technischen Betrieb der Plattform erforderlich) und Analytik (nur mit Ihrer Zustimmung, etwa zur Nutzungsanalyse). Ihre Einwilligung wird mit Zeitstempel gespeichert, um unserer Nachweispflicht nachzukommen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen anpassen oder widerrufen.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird. Sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden die Daten gelöscht. Eine Löschung können Sie jederzeit anfordern.

Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW). An diese können sich betroffene Personen jederzeit mit Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz wenden.

Kontakt zum Datenschutz

Für Fragen oder Anliegen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns per E-Mail unter oleh@aptika.de.