E-Rechnung Pflicht 2025–2028: Was Selbstständige jetzt tun müssen
Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann — sie ist schon da. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, folgt gestaffelt bis 2028. Wer jetzt versteht, was wann gilt, erspart sich Stress, Rückfragen von Geschäftskunden und im schlimmsten Fall Probleme mit dem Vorsteuerabzug. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage, die Fristen, die wichtige Ausnahme für Kleinunternehmer und die konkreten Schritte, die Sie jetzt gehen sollten.
Stand: 9. August 2026. Wir aktualisieren diesen Beitrag, wenn sich die Rechtslage ändert.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Die rechtliche Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 108). Danach ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird — und zwar in einem Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Den Gesetzestext können Sie direkt bei § 14 UStG nachlesen.
Der wichtigste Punkt gleich vorweg, weil er in der Praxis am häufigsten missverstanden wird:
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Ein PDF, das Sie mit Ihrem Rechnungsprogramm oder einer Textverarbeitung erstellen und per E-Mail verschicken, ist zwar elektronisch — aber nicht strukturiert. Es enthält keine maschinenlesbaren Rechnungsdaten im Sinne der EN 16931. Solche PDFs zählen rechtlich zu den „sonstigen Rechnungen", genau wie Papierrechnungen. Sie dürfen übergangsweise noch verwendet werden (dazu unten mehr), erfüllen aber die E-Rechnungs-Pflicht nicht.
Für wen gilt die Pflicht?
Die E-Rechnungs-Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze: also für Leistungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind.
Das bedeutet im Umkehrschluss:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen. Wer ausschließlich an Verbraucher verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen.
- Sobald Sie aber auch nur gelegentlich anderen Unternehmen Rechnungen stellen — als Freelancerin an eine Agentur, als Berater an eine GmbH —, sind Sie im Anwendungsbereich.
Wichtig: Auch wer selbst nie B2B-Rechnungen schreibt, kann welche erhalten — etwa vom Hosting-Anbieter, vom Vermieter des Büros oder vom Steuerbüro. Deshalb greift die Empfangspflicht so breit.
Der Zeitplan: Was gilt wann?
Die Einführung erfolgt in drei Stufen. Hier der Überblick:
| Stichtag | Was gilt | Für wen | |---|---|---| | 1.1.2025 | Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können | Alle Unternehmer — auch Kleinunternehmer | | bis 31.12.2026 | Übergang: Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) sonstige elektronische Rechnungen wie einfache PDFs dürfen weiter ausgestellt werden | Alle Unternehmer | | 1.1.2027 | Pflicht, E-Rechnungen auszustellen | Unternehmer mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | | 1.1.2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen | Alle — außer Kleinunternehmer nach § 19 UStG |
Seit 1. Januar 2025: Empfangen können müssen alle
Seit dem 1.1.2025 muss jeder Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig — Ihr Geschäftspartner darf Ihnen also eine E-Rechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen, und Sie müssen sie annehmen.
Die gute Nachricht: Die Hürde ist niedrig. Ein E-Mail-Postfach genügt, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Sie brauchen kein spezielles Portal und keine teure Software, um formal empfangsbereit zu sein. Was Sie allerdings zusätzlich klären sollten, ist die Frage, wie Sie die empfangenen Dateien öffnen, prüfen und aufbewahren — dazu unten mehr.
Bis Ende 2026: Die Übergangsphase
Für die Ausstellung von Rechnungen gilt eine Übergangsregelung: Bis zum 31.12.2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch sonstige elektronische Rechnungen — also zum Beispiel das klassische PDF per E-Mail — bleiben erlaubt, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
In der Praxis heißt das: Wer heute PDFs verschickt, kann das vorerst weiter tun, sollte die verbleibende Zeit aber für die Umstellung nutzen.
Ab 1. Januar 2027: Pflicht für Umsätze über 800.000 €
Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Die meisten Solo-Selbstständigen liegen unter dieser Schwelle — für sie ändert sich zu diesem Stichtag bei der Ausstellung noch nichts.
Aber Achtung: Ihre größeren Geschäftskunden und Lieferanten fallen ab 2027 unter die Pflicht. Sie werden also ab dann verstärkt E-Rechnungen erhalten — und manche Großkunden werden vermutlich auch von ihren Dienstleistern strukturierte Rechnungen erwarten, selbst wenn diese rechtlich noch nicht dazu verpflichtet sind.
Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle — mit einer wichtigen Ausnahme
Ab dem 1.1.2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle übrigen Unternehmer, unabhängig vom Umsatz.
Die Ausnahme: Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist nach dem Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Kleinunternehmer dürfen also auch nach 2028 weiterhin sonstige Rechnungen stellen — Papier oder einfaches PDF.
Aber Vorsicht vor dem verbreiteten Missverständnis: Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt auch für Kleinunternehmer — und zwar bereits seit dem 1.1.2025.
Weitere Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Unabhängig von Umsatzgröße und Kleinunternehmerstatus sind zwei Rechnungsarten generell von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) — etwa der Bewirtungsbeleg oder der Materialeinkauf im Baumarkt.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV) — zum Beispiel Bahntickets.
Für diese Belege dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen verwendet werden.
XRechnung und ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Zwei Formate haben sich in Deutschland etabliert, und beide erfüllen die Anforderungen der EN 16931:
| | XRechnung | ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) | |---|---|---| | Technisches Format | Reines XML | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | | Für Menschen lesbar? | Nein — nur mit Anzeigeprogramm | Ja — das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung | | Für Maschinen lesbar? | Ja | Ja (über den eingebetteten XML-Teil) | | Typischer Eindruck beim Öffnen | Codeartige Textdatei | Gewohnte PDF-Rechnung |
XRechnung ist ein reines Datenformat: eine XML-Datei, die ohne passende Software für Menschen kaum lesbar ist. ZUGFeRD kombiniert beides — ein normal aussehendes PDF für das menschliche Auge und darin eingebettet die strukturierten XML-Daten für die Maschine.
Für Sie als Empfänger bedeutet das: Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie einfach öffnen und lesen. Bei einer XRechnung brauchen Sie ein Programm, das die XML-Daten darstellt. Rechtlich sind beide gleichwertig — welche Sie später selbst ausstellen, ist eine Frage der Software und der Erwartungen Ihrer Kunden.
Aufbewahrung: Das Original ist die Datei
Ein Punkt, der leicht übersehen wird: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil das Original. Er muss unverändert und unveränderbar aufbewahrt werden — die Grundsätze der GoBD gelten hier voll.
Konkret heißt das: Es reicht nicht, eine erhaltene E-Rechnung auszudrucken oder nur als Ausdruck abzuheften. Die elektronische Datei selbst muss so archiviert werden, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert lesbar bleibt.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit 2025 8 Jahre (Bürokratieentlastungsgesetz IV; vorher waren es 10 Jahre).
Was Sie jetzt konkret tun sollten
Die Umstellung ist für Solo-Selbstständige überschaubar — wenn man sie strukturiert angeht:
- Empfangskanal festlegen. Bestimmen Sie eine E-Mail-Adresse, unter der Sie Rechnungen empfangen, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Damit ist die Empfangspflicht formal erfüllt.
- Archivierung klären. Legen Sie fest, wo eingehende E-Rechnungen unverändert gespeichert werden. Ein Ordner, in dem Dateien überschrieben oder gelöscht werden können, genügt den GoBD-Anforderungen auf Dauer nicht — prüfen Sie, wie Ihr System Unveränderbarkeit sicherstellt.
- Eigene Rechnungsstellung planen. Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD (ab 2.0.1) erzeugen kann — oder bis wann der Anbieter das plant. Wenn Sie Rechnungen bisher mit Word oder Excel schreiben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Wechsel auf ein Tool, das strukturierte Formate beherrscht.
- Kleinunternehmerstatus einordnen. Wenn Sie unter § 19 UStG fallen, müssen Sie dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen — aber empfangen und korrekt archivieren müssen Sie sie trotzdem.
- Software- und Prozess-Check vor 2027/2028. Planen Sie die Umstellung nicht auf den letzten Drücker. Wer 2026 testet, stellt 2027/2028 entspannt um — und wirkt gegenüber Geschäftskunden, die früher umstellen, professionell.
Wenn Sie Ihre Belege ohnehin digital erfassen, ist der Schritt klein: Werkzeuge wie Juno von Aptika erfassen eingehende Belege, überwachen Fristen und bereiten Ihre Zahlen auf — geprüft und übermittelt wird von Ihnen selbst.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungs-Pflicht
Gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht ausgenommen, selbst E-Rechnungen auszustellen — das hat das Jahressteuergesetz 2024 klargestellt. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt aber auch für Kleinunternehmer, und zwar bereits seit dem 1.1.2025. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG, weil es kein strukturiertes Format nach EN 16931 ist. Es zählt zu den „sonstigen Rechnungen" und darf für die Ausstellung nur noch übergangsweise — bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, für Kleinunternehmer dauerhaft — verwendet werden.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt von Ihrem Umsatz ab: Ab dem 1.1.2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab dem 1.1.2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft ausgenommen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind generell nicht betroffen.
Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Rechtlich sind beide gleichwertig — beide erfüllen die EN 16931. XRechnung ist reines XML und nur maschinenlesbar; ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und ist daher im Alltag oft praktischer, weil Empfänger die Rechnung wie gewohnt öffnen können. Welche Variante Sie wählen, richtet sich nach Ihrer Software und den Anforderungen Ihrer Kunden.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.